广西大学后勤基建处文件
后基字〔2025〕6号 
广西大学后勤基建处
建设工程项目资料归档管理细则
第一章 总则
第一条 为规范后勤基建处建设工程项目资料的收集、保管及移交流程，确保资料的完整、准确与系统性，满足学校改建、扩建、修缮以及日常管理需求，依据国家、自治区、南宁市相关法规和学校相关规章制度，结合后勤基建处工作实际，制定本细则。
第二条 本细则所称的建设工程项目资料是指学校新建、改建、扩建和修缮项目建设过程中形成的文字、图表、声像等形式反映工程建设真实情况的全部文件材料。
第三条 凡对我校建设工程进行改建、扩建、修缮的，应对有关资料进行整理，形成的文件应单独组卷，与原工程档案区分管理，保持关联。
第四条 建设工程项目资料的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收进行同步管理，要求真实准确、系统完整、规范及时。
第五条 项目资料管理接受学校档案馆专业指导， 按规定向学校档案馆、南宁市城建档案馆移交完整的档案材料。
第二章 项目资料的内容
第六条 工程准备阶段文件
包括立项文件，建设用地、拆迁文件，勘察、设计文件，招投标文件，开工审批文件，工程造价文件，工程建设基本信息及其他应归档的文件材料。
第七条 监理文件
包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理日志、监理会议纪要、监理工作总结、质量事故报告及处理资料、质量评价报告等文件。
第八条 施工文件
包括施工管理资料，施工技术资料，施工检测、试验资料，施工质量验收资料等。
第九条 竣工图
包括室外工程竣工图，建筑竣工图，结构竣工图，室内装饰竣工图，给、排水及供暖竣工图，电气、智能竣工图，通风与空调工程竣工图等。
第十条 竣工验收文件
包括勘察单位勘察文件及实施情况检查报告，设计单位设计文件及实施情况检查报告，施工单位工程竣工报告，监理单位工程质量评价报告，工程竣工验收报告，建设工程质量竣工验收意见，工程质量保修书，竣工验收备案表等。
第十一条 工程竣工声像档案
包括开工前原貌、施工阶段、竣工新貌照片，重大项目还需提供工程建设过程中的录音、录像资料。
第三章 资料整理与编目要求
第十二条 质量要求
归档的纸质工程文件应为原件。
第十三条 立卷原则
（一）工程文件应按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件分别进行立卷，可根据数量多少组成一卷或多卷。
（二）建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷。
（三）工程准备文件应按建设程序、形成单位等进行立卷；监理文件应按单位工程、分部工程或专业、阶段进行立卷；施工文件应按单位工程、分部（分项）工程进行立卷；竣工图应按单位工程分专业进行立卷；电子文件立卷时，每个工程（项目）应建立多级文件夹，应与纸质文件在案卷设置上一致，并应建立相应的标识关系。
第十四条 编目规则
（一）案卷题名应包含"项目名称、阶段、专业、内容"，卷内文件页号统一用打号机标注，单面书写的文件标注在右下角。双面书写的文件正面标注在右下角，背面标注在左下角。折叠后的图纸一律标注在右下角。
（二）成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
第十五条 装订规范
（一）文字材料采用三孔一线加胶水左侧装订。
（二）图纸按A4幅面折叠，图面朝内，首先沿标题栏的短边方向以W形折叠，然后再沿标题栏的长边方向以W形折叠，并使标题栏露在外面。
（三）电子档案、声像档案使用专用装具单独存放。
第十六条 电子档案管理
提供与纸质版一致的电子版归档档案，采用彩色扫描模式，扫描分辨率≥300dpi，JPG/PDF格式存档，电子文件采用"年度-项目号-分类号-流水号"方式命名。
第十七条 档案盒
（一）档案盒的外表尺寸为310mm×220mm。
（二）档案盒所用材料应采用无酸纸（680g）制作（应为硬纸盒）。
第四章 资料的收集与保管
第十八条 建设单位、工程总承包单位（施工单位）、勘察设计单位、监理单位应在各自的职责范围内做好建设项目文件材料的形成、积累、整理、保管和交接工作。
第十九条 资料移交手续需完备。项目负责人对施工单位、监理单位提交的建设项目归档资料进行审核并签字，需提交给建设单位的竣工资料不少于两套，一套按规定报送南宁市城建档案管理部门（如需），一套报送学校档案馆。重大项目应于施工前确定归档资料套数，原则上归档不少于两套，具体依合同约定执行。
第二十条 归档材料移交要全面及时，岗位负责人为项目资料第一责任人。
（一）项目资料由相关岗位负责人按项目、分阶段在规定的时间对完成文件进行收集、初步整理、编制目录、移交，移交人员应检查文件内容真实性、全面性。
（二）项目档案管理岗位人员负责基建工程档案的统一管理，及时了解工程项目进展情况，督促并指导各相关岗位负责人及时报送收集到的项目资料，并按照学校档案馆、南宁市城市建设档案馆（按实际需要）要求及时收集、分类整理、编目造册。
（三）移交的档案包括：纸质档案、扫描电子档案、档案案卷目录、档案移交明细表等，交接双方必须当面查验文件材料是否收集完整，凡不符合规定要求的，一律退回整改、补充完善。
第二十一条 建设工程在竣工验收前，应做好建设工程档案的验收准备工作。在规定时间内报送符合城建档案馆、学校档案馆要求的完整竣工资料。由项目档案管理岗位人员签字证明档案移交合格后方可办理工程结算手续。
第二十二条 所提供的竣工图资料必须使用蓝图绘制，按规定加盖“竣工图”标志，并如实填写内容，提交加盖“竣工图”标志的蓝图及扫描电子文件。
第二十三条 归档的文件材料要格式统一、字迹工整、图像清晰、图面整洁，不能用易褪色的材料书写、绘制；归档的底图格式需按国家制图标准绘制完成，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良；录音、录像文件应保证载体的有效性；需长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘存储。
第五章 资料的查阅与留存
第二十四条 校内外单位或个人因工作需要查阅项目资料的，应按照规定办理查阅手续，如需复印、扫描相关资料的，可在办理申请手续后复印、扫描。查阅人必须遵守保密制度，不翻阅与所查内容无关的案卷，严禁涂改、毁损、抽拆和改变档案内容。
第二十五条 查阅、借用档案，一般在档案室内进行，归档的项目资料一般不外借。确因工作需要借出的，应持有单位介绍信、身份证、书面借条，经分管副处长批准后方可借出。借出时间一般不超过3天，确需延长的，须按上述程序办理续借手续，续借时间最长不超过15天。对所借项目资料，要妥善保护，不得转借、不得拆卷、抽页、剪裁、涂改、眉批、污损，借阅期间发生的一切问题由借阅人负责。
第二十六条 对借出归还的项目资料，项目档案管理岗位人员要进行认真清点、检查和验收，无误后方可归档。
第二十七条 项目档案管理岗位人员要坚持每月清理档案借阅情况，到期未还的，及时催还；问题突出的，需及时向分管副处长汇报。
第二十八条 对保管的全部资料，定期进行清点核对，发现破损档案应及时修复或复制。
第二十九条 按有关规定确定项目资料密级及保管期限，对已失去保存价值的项目资料或经鉴定需销毁的项目资料，必须编造销毁清册，报分管副处长审核，经处长审批后方可处理。保密的项目资料应按保密规定进行管理。
第六章 附则
第三十条 本细则由广西大学后勤基建处负责解释。未尽事宜，依据相关法律法规执行。
第三十一条 本细则自发布之日起施行。
附件：1.工程项目资料归档清单（重大项目）
2.工程项目资料归档清单（项目库项目）
3.工程项目资料归档清单（零星工程项目）
4.项目资料归档卷内目录
5.建设项目资料移交审核表
广西大学后勤基建处
2025年11月26日
